Автоматизированная система управления для гостиничного бизнеса

Современная гостиница представляет собой сложный комплекс функциональных звеньев, от слаженности работы которого зависит успешность существования предприятия на рынке. Учитывая современные тенденции в сфере гостеприимства и конкуренцию, что усиливается, повышается необходимость обеспечения оперативности и точности работы персонала и гостиничного комплекса в целом. Решение данной проблемы возможно лишь за счет внедрения систем автоматизации работы отеля, то есть внедрение автоматизированных систем управления (АСУ).

Российский опыт внедрения этих систем изучается не так давно, как на Западе, но с каждым годом демонстрирует все новые истории успеха. Это вызвано темпами роста конкурентной борьбы и технологического прогресса – если раньше отели меняли техническое оснащение в среднем каждые 7-9 лет, то сегодня – каждые 3-5 лет, и тенденция сокращения этого срока сохраняется. Свой отпечаток накладывает и то, что Россия  с каждым годом становится все более популярным направлением среди туристов со всего мира, а также переживает взрывной рост интереса к внутреннему туризму. Посетители отелей и гостиниц привыкли к европейскому уровню, поэтому организация, которая не внедряет системы автоматизации работы, может потерять клиентов и прекратить существование.

Наличие качественной АСУ в отеле, гостинице, хостеле – это гарантия его эффективной, бесперебойной, оперативной и прибыльной работы. В связи с этим, мы хотим рассказать вам о ряде решений, которые предлагает наша компания.

Система управления гостиницей «Эдельвейс»

Автоматизированная система управления гостиницей «Эдельвейс» позволяет автоматизировать все функции службы приема и размещения, бухгалтерскую и управленческую отчетность, консолидировать информацию и предоставлять данные из смежных систем при комплексной автоматизации.

Из чего состоит система?

АСУ «Эдельвейс» построена по модульному принципу и может быть настроена под нужды любого гостиничного объекта. Есть неотключаемые модули, и есть возможность добавлять новые.

В базовую конфигурацию входят неотключаемые модули: 

  • План (отображение состояния номерного фонда. Работа с номерным фондом, полностью интерактивный модуль.)
  • Счета (учёт, предоставление услуг, проведение расчётов различными типами оплат. Печать документов)
  • Бухгалтерия (контроль безналичных расчётов между организациями. Накопительная информация о проводимых операциях)
  • Отчеты (финансовая, статистическая и специализированная отчётность по всем критериям работы предприятия. Формирование, печать, сохранение в Word, Excel).
  • Журнал (учёт всех операций, проводимых в системе персоналом гостиницы. Фильтрация событий по критериям. Печать выборки).

Интеграция со смежными системами

Одним из важных требований к системе управления гостиницей является способность взаимодействовать с большим количеством продуктов и решений различных производителей. Только в этом случае гостиница имеет возможность создать комплексную систему, состоящую из наиболее подходящих ей компонентов, и легко ее модернизировать.

Преимущества АСУ «Эдельвейс»

 Быстрота обучения. Понятный интерфейс и комплект сопроводительной документации на русском языке позволяют быстро обучиться работе в системе.

 Простота использования. Полностью интерактивная «шахматка» позволяет работать на графическом плане.

 Дифференцированный подход к системе учета номерного фонда. Позволяет оформлять поселение по местам и организовать достоверный учет.

 Полная взаимосвязь с бухгалтерским учетом. В составе АСУ «Эдельвейс» пользователям предлагается модуль переноса информации в 1С, который производит выгрузку в формате XML. Для автоматического формирования документов имеются готовые внешние обработки данных для типовых конфигураций 1С начиная с версии 7.7 и до 8.3.

 Соответствие требованиям проверяющих органов. Более 100 отчетных форм по разным показателям, статистические и специальные формы, в том числе для УФМС. Выгрузка данных в электронном формате для УФМС, УВД и пр:

 Доработка и развитие системы. На сегодняшний день «Эдельвейс» – это динамично развивающаяся система, в соответствии с требованиями рынка.

Ecvi

Автоматизированная облачная система управления нового поколения для гостиничных предприятий, которая может использоваться как в сети гостиниц, так и на отдельных объектах. В отличие от предыдущего решения, отлично подходит для небольших отелей и хостелов, где есть ограничения по бюджету, и нет необходимости подключать массу модулей.

HMA Ecvi полностью построена на веб-технологиях, позволяющих использовать все преимущества облачных решений — быстрый старт, минимум вложений в технические средства, подключение к системе только на сезон с возможностью сохранения всех данных на будущее. Учитывая разные подходы отельеров к информационным системам, система может работать как через Интернет, так и во внутренней сети отеля.

Возможности для управляющего

  • Быстрый доступ к отчетности: как по каждому отелю в отдельности, так и консолидированной по цепочке.
  • Доступ к информации из любой точки мира и с любого устройства.
  • Увеличение продаж: бронирование с сайта, в том числе возможность предложить гостям дополнительные услуги.
  • Повышение лояльности постоянных клиентов: дисконтные карты, бонусные программы.

Возможности для менеджера по бронированию

  • Интерактивная графическая «шахматка», возможность размещения гостей по койкам, почасовое, суточное, помесячное бронирование.
  • Быстрое переключение между отелями цепочки.
  • Гибкая тарифная политика: настройка сезонности, пакетов выходного дня, почасовые суточные и помесячные тарифы, различные варианты питания и скидки.
  • Возможность бронирования дополнительных услуг и ресурсов: конференц-залы, оборудование, инвентарь и пр.

Полезные возможности

  • Кроссплатформенная серверная часть: установка на Linux (LAMP) или Windows-сервер. Работа клиента в web-броузере.
  • Разные варианты установки: на собственный сервер или работа в режиме SaaS на арендованном сервере российской компании.
  • Простота администрирования, гибкая настройка прав пользователей, нулевая стоимость лицензий серверного ПО.
  • Стабильно работающая служба технической поддержки, опытные специалисты.
  • Удобство  отчетных форм.
  • Интеграция с программой 1С.
  • Разработка с учетом требований Российского законодательства.
  • Быстрая реакция на изменения требований контролирующих служб.

Варианты использования

Для удобства пользователей существует несколько пакетов, между которыми можно переключаться в зависимости от сезона и необходимости:

  • Light — бронирование номеров и мест (для хостелов), выставление счетов, check-in/check-out, отчетность
  • Optimum — Light + бронирование дополнительных ресурсов (сауна, бильярд, массаж и т.д) и стыковка с системами интернет-бронирования
  • Maximum — Optimum + стыковка с ресторанной системой iiko
  • Premium — все имеющиеся дополнительные модули и интерфейсы.

Замковая система Salto

SALTO Hotel RFID – система контроля доступа с комплексом управления, разработана специально для применения на объектах индустрии гостеприимства. Идеальна для объектов любого размера и специализации. Способна решать комплексные задачи обеспечения контроля доступа не только в части номерного фонда, но всего объекта. В том числе, при оборудовании СКУД сложных комплексных объектов: гостинично – офисных комплексов, санаторно-курортных центров, сетевых отелей и т.д.

Из чего состоит?

  • Комплекс управления СКУД, который состоит из клиент – серверного приложения, программатора и энкодеров
  • Подсистема контроля доступа в номера
  • Подсистема энергосбережения и определения присутствия в номерах
  • Подсистема контроля доступа к общим, служебным, административным и офисным помещениям
  • Подсистема контроля доступа к складам и помещениям жизнеобеспечения
  • Подсистема контроля доступа к дверям эвакуационных и аварийных выходов
  • Подсистема контроля доступа к шкафчикам для переодевания (гости и персонал), мебели (архивные шкафы и т.д.), специальному оборудованию
  • Электронные RFID карты и носители SALTO.

Что умеет?

  • Контролировать весь отель (санаторий, мотель, пансионат) из единой системы контроля и управления доступом;
  • Организовывать контроль доступа в любые помещения, зоны и двери: гостевые и общие помещения, а также служебные, технические, офисные, складские и т.д.;
  • Автоматически выпускать гостевые ключи по команде из Системы управления отелем (PMS системы) для минимизации времени нахождения гостя на стойке поселения;
  • Управлять различными группами пользователей (гости, сотрудники, арендаторы, посетители бизнес-центра и т.д.) благодаря динамическим правам доступа и временным расписаниям;
  • Обеспечивать интеграцию СКУД с другими системами (внутригостиничных продаж, санаторной системой, парковочной системой, системой проката и т.д.).

Основные преимущества:

 Безопасность. Полный контроль всего отеля, а не только гостевых номеров. “Новый гость – новый ключ”. Блокировка утерянных или увезенных гостевых ключей (даже в случае раннего выезда. Динамические мастер-ключи для сотрудников.

 Эффективность. Контроль гостей, посетителей, арендаторов и сотрудников. Система передачи сообщений о статусе номера в реальном времени.  Никаких проблем с металлическими ключами. Возможность создания собственных отчётов по СКУД. Время нахождения гостя / сотрудника в номере. Любые другие отчеты согласно Ваших нужд

 Экономия. Беспроводные замки не требуют прокладки проводов и не зависят от внешнего питания. Переход на электронную систему снижает затраты на обслуживание замков. Можно устанавливать поэтапно, постепенно наращивая функционал. Оперативный ремонт.

Share on FacebookShare on Google+Share on VKTweet about this on TwitterShare on LinkedIn