DocsInBox – электронный документооборот для HoReCa

DocsInBox – быстрее, чем вы думалиХотите сократить расходы на учет? Хотите сэкономить время на работу с накладными? Хотите упростить работу с ЕГАИС? Хотите, наконец, внести свою лепту в сохранение лесных массивов? Мы слышим ваши «да» и предлагаем решение под названием DocsInBox. Перефразируя классика скажем, что это 451 градус по Фаренгейту для бумажных накладных.

Оформить заявку на подключение

По сути, перед вами  созданное и оптимизированное под рынок HoReСa решение в сфере электронного документооборота от профессионалов автоматизации ресторанного бизнеса, которое делает взаимодействие поставщиков и ресторанов быстрым и прозрачным.  Рестораторы становятся эффективнее, а поставщики счастливее, а, в перспективе, все вместе – богаче.

Почему появилось решение DocsInBox?

Вообще, электронный документооборот – штука полезная. В умелых руках он позволит существенно сэкономить время, издержки, да и, что греха таить, нервы.
При работе с «твердыми» документами велика зависимость от человеческого фактора. Ну, вы знаете: то от поставщиков приходят неправильные накладные, то нужно попросить заново прислать их, так как ошибся приемщик товара. То накладные где-то потерялись и нужно их заново распечатать, отправить/получить, проконтролировать заведение в систему учета… Большие трудозатраты на ввод документов сегодня наблюдаются практически во всех сферах деятельности предприятий рынка HoReCa, в особенности у компаний с большим товарооборотом – и это уже серьезно.

Если в накладной одна позиция, то ввести с нее данные в учетную информационную систему не займет много времени, а вот если позиций 30, 50 и больше? А если накладных несколько десятков или сотен в день? Очевидно, что времени в таком случае понадобится больше. И риск возникновения ошибок, потерь данных также возрастает в разы. 

В общем, статистика, которая знает все, не врет: 50% рабочего времени калькуляторы в ресторанах тратят на введение приходных накладных в товароучетные системы. 80% ошибок учета происходит при внесении документов. Мы даже не говорим, сколько времени тратится на то, чтобы разобрать далеко не каллиграфический почерк работников отрасли…

«Хватит это терпеть!», — однажды воскликнули  профессионалы отрасли и создали решение DocsinBox. Это система электронного документооборота, которая позволяет накладной от поставщика, через обработку в облаке, автоматически загрузиться в товароучетную систему предприятия. Приемщик сверяет электронную накладную с фактически пришедшим товаром от поставщика, и с помощью мобильного устройства подтверждает или корректирует ее. Ничего сложного. Ритейл работает так уже не первый год, пора и ресторанам, кафе и барам освоить подобное решение для собственной выгоды.

Как это работает?

Шаг 1. Поставщик отправляет накладные из 1с или из другой своей управленческой системы

Шаг 2. Калькулятор сопоставляет номенклатуру

Шаг 3. Docsinbox отправляет ее в товароучетную систему (iiko)

Шаг 4. Приемщик проверяет накладную из облака и подтверждает ее.


В чем ваша выгода от DocsInBox?

Главное – это решение позволяет организовать перемещение всех документов практически без ошибок, что приводит к положительным последствиям для всего бизнеса. DocsInBox – это достоверность и оперативность в одном, «облачном», флаконе.

Оформить заявку на подключение

Плюсы для ресторанов, кафе, баров:

  • накладные от поставщиков сразу попадают в товароучетную систему (iiko)
  • исключается ручной ввод, пропадают ошибки – повышается оперативность
  • растет удобство работы с электронными документами
  • подтверждать накладные можно с любого устройства связи (в т.ч. с мобильного телефона)
  • возможно быстрое развертывание системы
  • есть бесплатное тестирование
  • изменения законодательства обновляются сразу же
  • полная поддержка ЕГАИС (бесплатно!)

Плюсы для поставщиков:

  • удобство работы с электронными документами (создание, корректировка, подтверждение, проведение документов)
  • минимизация ошибок, оперативность, сокращение временных затрат, достоверность
  • лояльность клиента за счет скорости работы и отсутствия бумажной волокиты
  • возможность расширить свою клиентскую базу за счет работы с ресторанами, уже подключенными к DocsInBox и предоставления дополнительного сервиса для своих клиентов (предприятий питания)

Можно пример? Нужно! Вот реальный результат внедрения DocsInBox в сеть из 9 ресторанов – экономия 4 000 000 руб/год!

ПоказательБылоСталоЭкономия в год
Финансовая отчетность по сети сдается 10-15 числа5-го числа бесценно
Один оператор(калькулятор) успевает вести 3 ресторана6 ресторанов480 000 рублей
Среднее время вычерка в пути 7 дней2 часа
Средний срок сверки с поставщиком 7 дней1 день72 дня
% ЕГАИС накладных, не принятых вовремя 2,5% 0,1%600 000 рублей
Потери на несогласованных колебаниях цен поставщиков, в % от закупочного оборота2% 0,4%2 880 000 рублей

Нужно ли конкретно вам решение DocsInBox?

Безусловно. Если вам до сих пор мало плюсов, которые мы перечислили, а отказаться от бумажных накладных мешает хобби в виде кружка по чистописанию, просто пройдите специальный тест! Его заполнение займет не более 60 секунд и в перспективе позволит сэкономить куда больше времени и сил.

Пройти тест

DocsInBox и ЕГАИС для ресторанов

Все рестораны и другие предприятия общественного питания, осуществляющие реализацию маркированной алкогольной продукции, обязаны до 1 января 2017 года привести информацию об остатках этой продукции в системе ЕГАИС в соответствие с фактическими остатками на складе. С этого момента вы обязаны на ежедневной основе актуализировать информацию об остатках алкогольной продукции в ЕГАИС, а ФС РАР будет следить за этим и наказывать нерадивых рестораторов. Выхода у вас два – либо подождать, пока производитель вашей системы все это учтет, настроит и сделает удобным, либо подключиться к DocsInBox. И тут начинается самое интересное – все самые сложные вези типа получения алкоголя из ЕГАИС и его списания, в DocsInBox делаются одним документов за пару минут. А еще мы придумали 4 простых способа списания, один из которых точно подойдет вашему ресторану.

Сколько стоит DocsInBox?

Бесплатно. Если вы поставщик. Или если принимаете лишь накладные по ЕГАИС. В остальных случаях есть тарифы, которые подойдут именно вашему ресторану и бюджету и зависят от того, что вы хотите получить от нашего решения.

Помесячные тарифы на DocsInBox

ТарифЦена (в месяц с одного ресторана)Услуги
DocsInBox. Алкоголь3 000 рублейПодтверждение накладных,
акты списания алкоголя,
алкогольная декларация,
алкогольный журнал
DocsInBox. Продукты6 000 рублейПодключение ваших поставщиков,
контроль цен,
импорт накладных в вашу iiko, RKeeper, 1C
DocsInBox. Закупки6 000 рублей (скидка 50% если покупать в пакете с другими продуктами)Создание и отправка заказа поставщику.
Контроль статусов заказов.
Бланки заказов

Будущее DocsInBox

Прогресс неизбежен. Сегодня DocsInBox развивается и с каждым днем все больше и больше ресторанов и поставщиков обмениваются документами в электронном виде. Количество активных контрагентов измеряется сотнями, а накладных – тысячами в неделю. Если вы поняли, что этот продукт вам интересен (а как он может быть не интересен с такими-то плюсами), и вам хочется попробовать его на Урале, смело звоните к нам, в компанию ARBUS. А еще можно нажать на волшебную кнопку и попасть в мир, где все делается куда быстрее.

Оформить заявку на подключение

Телефон вы помните: 8-800-700-76-85. Или пишите: mail@arbus.biz

Share on FacebookShare on Google+Share on VKTweet about this on TwitterShare on LinkedIn