Создание системы корпоративного питания на предприятии

Система корпоративного питания (СКП), предлагаемая компанией ARBUS – это программно-аппаратный комплекс и связанные с ним организационные, технические и технологические решения, которые позволяют организовать питание сотрудников в офисных центрах, а также на предприятиях и организациях. В рамках СКП может также использоваться система безналичных расчетов, когда оплата за приобретенные товары осуществляется по карточкам (магнитным, бесконтактным, банковским, пропускной системы и т.п.).   

Модель организации корпоративного питания на предприятии, предлагаемая компанией ARBUS, обладает рядом преимуществ. Обеденное время тратится наиболее эффективно: сотрудники в привычной обстановке могут отдохнуть и обсудить производственные вопросы. Увеличивается проходимость столовых, повышается лояльность рабочих, которые не стоят в очереди лишнее время. Предприятие получает выстроенную и прозрачную систему питания на долгие годы вперед. Это доказано не только нашими разработками, но и опытом работы как на промышленных предприятиях, так и в офисных центрах по всей России:

  • “Волжский трубный завод”;
  • “Красноярский алюминиевый завод”;
  • “Синара”, г. Каменск-Уральский;
  •  “Уралкалий”;
  •  Группа компаний “Илим”;
  •  НПК “Уралвагонзавод”.

Мы уверены, что наш опыт и знания по внедрению системы корпоративного питания, могут помочь и вам! Разберемся подробнее.

 

Задачи, которые решает СКП:


для предприятий, где питание организовано собственными силами (комбинаты питания при заводах):

  • увеличение пропускной способности столовых за счет сокращения времени расчетов путем исключения/минимизации наличных денег
  • учет выдачи спецпитания, требуемый трудовым законодательством (смотрите ст.222 Трудового Кодекса РФ)
  • решение вопросов социальной политики: гарантированное обеспечение сотрудников питанием, целевое использование дотаций
  • загрузка производственных мощностей комбината питания
  • исключение/минимизация питания сотрудников “из баночек”; сокращение времени на питание (поездки на обед в кафе, домой)

для кейтеринговых компаний, которые оказывают услуги питания на предприятиях и в офисных центрах:

  • автоматизация бизнес-процессов (кассовый, складской, производственный, финансовый и управленческий учеты)
  • автоматизация взаиморасчетов с арендодателями помещений
  • увеличение пропускной способности, предоставление скидок/дотаций, а также удобных средств расчетов для сотрудников, и, как следствие, увеличение выручки

Сопутствующие задачи:


  • выполнение требований ФЗ-54 (новый порядок применения ККТ). Сейчас этот вопрос особенно актуален для предприятий, в которых установлена устаревшая контрольно-кассовая техника (ККТ), или тех, которые работают совсем без нее.
  • повышение прозрачности
  • удобство использования
  • безопасность кассовых операций
  • интеграция с другими приложениями (1С-бухгалтерия, СКУД, учет рабочего времени, внутренние системы ERP и др.)

Возможные варианты реализации системы корпоративного питания на вашем предприятии


В случае внедрения системы безналичных расчетов в рамках организации корпоративного питания, можно выделить следующие варианты реализации:

  • создание и использование внутренней платежной системы
  • использование внешней платежной системы (банковской): больше времени на авторизацию, комиссионные платежи, нет возможности работать со спецпитанием, нет возможности вести складской учет, зависимость от состояния внешней сети, работоспособности сервера банка
  • комбинированная система, где внутренняя используется как основная, а банковская – как один из возможных вариантов расчета

Где устанавливается СКП?


Система корпоративного питания может действовать на точках продаж объектов общественного питания (столовых, буфетах) и мелкорозничной торговли (магазины прилавочного типа). Управление продажами и обработка информации осуществляется с рабочих мест, организованных локально на торговых объектах и/или в центральном офисе торговой организации.

Варианты типовых решений для предприятий


В зависимости от поставленных целей и особенностей предприятия, можно выделить несколько вариантов относительно типовых решений СКП по возрастанию уровня сложности, особенности которых будут описаны ниже.

  • организация питания без дотаций
  • предоставление дотаций на горячее питание
  • учет спецпитания
  • талонная система

Категории реализуемой продукции и спецпитание

Весь ассортимент реализуемой продукции по своему целевому назначению может делиться на 3 категории:

спецпитание. Определенный ассортимент продукции лечебно-профилактического питания, предоставляемый бесплатно определенным категориям сотрудников в ограниченном количестве (согласно ст. 222 ТК РФ). Товары этой категории имеют розничную цену и также могут продаваться по розничным ценам любому покупателю. Выделять в рамках данной категории товаров дополнительные подгруппы (рационы) не представляется необходимым, так как основная задача выделить эту категорию от остальных. При покупке, выбор данной категории товаров и размер потребления будет ограничиваться стоимостным (а не количественным) способом и наличием ассортимента на той или иной точке продаж

горячее питание. Определенный ассортимент продукции, который может предоставляться с дотацией определенным категориям сотрудников

свободные  товары. Весь ассортимент продукции, не входящий в первые две категории. Например, это могут быть сигареты на кассах столовых (буфетов) или другой товар (в том числе хозтовары), реализуемый в мелкорозничных точках продаж прилавочного типа

12 причин установить СКП от ARBUS

Сокращение потерь рабочего времени сотрудников, оперативно обслуженных в точках питания. Как результат – увеличение производительности труда и средней производительности на человека.

Детализация всей истории покупок. Полная распечатка чека по блюдам и остатку лицевого счета сотрудника, полная история покупок, скорость печати чека – 3-4 секунды.

ПАК (Программно-аппаратный комплекс) iiko обеспечивает локальную платежную систему. Система может являться внутренней платежной средой предприятия, что снимает зависимость от внешнего поставщика услуг.

Количественно-суммовой учет на производстве и складах. Система включает в себя модуль по управлению запасами (приход, расход, перемещение товаров, калькуляционные, технологические карты, списание и т.п.), что ведет к прозрачности системы, оперативности, контролю движения товаров, решает проблемы по злоупотреблениям, снижает нормы товарных запасов и позволяет оперативно отслеживать складские остатки.

Управление продажами. В систему входят АРМ (автоматизированные рабочие места) менеджеров, которые позволяют оперативно управлять расчетно-кассовыми узлами в режиме реального времени: редактирование основных справочников системы (меню, персонал и др), получать информацию об объемах реализации и выручки как за заданный период, так и в режиме on-line в различных разрезах.

Оперативное подведение баланса по сотруднику и расчет на основании точных данных (в случае увольнения, начисления отпускных и так далее).

Минимизация расходов, связанных с учетом выдачи ЛПП (лечебно-профилактического питания) и спецжиров.

Долгий жизненный цикл работы системы. Примеры:  НПК “Уралвагонзавод”, город Нижний Тагил (около 30 000 сотрудников), который работает на СКП от ARBUS с 2010 года.

Возможность использования идентификационных платежных карт и в других приложениях, таких как контроль доступа,  учет рабочего времени, идентификация сотрудника при проведении операций, связанных с прочими внутренними расчетами, а также интеграция данных систем.

Простота внедрения и обслуживания системы: интуитивно понятный интерфейс, разработанные программы по обучению персонала, техническое сопровождение системы со стороны поставщика и сервисное обслуживание.

Возможность интеграции с бухгалтерскими приложениями (повышается скорость работы бухгалтерии).

Опыт внедрения программно-аппаратных систем на промышленных предприятиях и офисных центрах по всей стране подтверждает высокую экономическую эффективность.

Технико-экономическое обоснование внедрения СКП на вашем предприятии

Дотации


Предприятие может предоставлять денежную дотацию на питание. Обычно дотация предоставляется только на часть ассортимента продукции (горячее питание) за рабочую смену. Неиспользованная сумма дотации может переходить или не переходить на следующую рабочую смену.

 

Схемы взаиморасчетов за питание


Данный вопрос в первую очередь имеет организационный характер и редко зависит от технических возможностей системы. Обычно выбирается кредитная схема расчетов, то есть удержание средств сотрудника за потребленные услуги происходит при выплате ему заработной платы. Во избежание вариантов возможной неплатежеспособности сотрудника в конце расчетного периода и определения бюджета кредитования предприятия, вводятся лимиты на использование средств с безналичных счетов.

Лимитирование является обязательным в случае, если система безналичных расчетов распространяется также на точки розничной торговли, где размер потребления не ограничивается чувством голода. Основным недостатком системы с лимитами является теоретическая возможность нехватки выделенных средств в момент расчета и необходимость либо ограничивать потребление, либо переходить на другой способ расчетов (наличные, банковские карты, внутренние дебетовые карты).

Наиболее оптимальный вариант лимита – на день. Это способ принудительного планирования расхода средств, который позволяет избежать преждевременной траты всей суммы лимита в начале расчетного периода и, как следствие, недовольства или вынужденного перехода на наличный расчет. Размер дневного лимита может быть разным для разных сотрудников (обычно – групп сотрудников).

Для определения размера дневного лимита может использоваться ряд критериев:

  • средняя сумма чека
  • максимально возможная сумма чека (зависит от стоимости самых дорогих блюд и физиологических возможностей человека)
  • размер заработной платы
  • менталитет сотрудников (потенциальная готовность к злоупотреблениям)

Пример работы системы корпоративного питания на предприятии


Дано: Сотрудникам предполагается предоставление дневной дотации на питание в столовых в размере 40 руб. Предполагается, что средняя сумма чека будет примерно 100 рублей. Существуют следующие варианты реализации технологии предоставления дотации в столовой (конкретные цифры могут быть изменены и указаны для удобства восприятия информации):

Вариант 1: Лимит на месяц в размере 880 руб. (40 руб. x 22 смены)


На лицевой счет сотрудника назначается месячный лимит в размере 880 руб. Средства списываются произвольными суммами по мере осуществления безналичных расчетов в столовой до полного исчерпания лимита. Лимит возобновляется автоматически в назначенном размере при начале следующего месяца. Остаток неиспользованных в предыдущем месяце средств не переходит на следующий месяц. При средней цене обеда, превышающей размер дотации, лимит исчерпается раньше окончания месяца, после чего сотрудник будет вынужден оплачивать обеды только наличными.

Плюс: самая простая для реализации и понимания система

Минусы:

в конце месяца пропускная способность столовой резко сократится после вынужденного перехода большинства сотрудников преимущественно на наличный расчет (скорость безналичного и наличного расчета отличается по экспертным оценкам от 3 до 8 раз). Или как вариант – сокращение потребления в столовой, так как превысившие лимит сотрудники перестанут там питаться.

злоупотребление использования дотаций при увольнениях в начале месяца

возможные конфликты несанкционированного использования безналичных средств при утере/краже карты

Вариант 2: Лимит на день в размере дотации


На лицевой счет сотрудника назначается дневной лимит в размере 40 руб. Дневной лимит может быть использован за один или несколько раз. Остаток данных средств возобновляется автоматически на каждый новый день. Остаток неиспользованных средств не переносится на следующий день. При цене обеда, превышающей размер дотации, сотрудник производит оплату комбинированным способом: сначала списываются безналичные средства в доступном остатке, недостающую разницу сотрудник оплачивает наличными.

Плюсы:

 отсутствуют все минусы первого варианта. Принудительное планирование расхода средств, которое позволяет избежать преждевременной траты всей суммы лимита в начале расчетного периода и, как следствие, снижения потребления или вынужденного перехода на наличный расчет

Минусы:

 пропускная способность столовой на протяжении месяца примерно постоянна (50 – 80 чел. на 1 кассу в час), но мала, так как сумма среднего чека предполагается больше размера дотации, и при оплате будут постоянно использоваться наличные деньги, что замедляет процесс расчета

Вариант 3 (рекомендуемый к использованию): Лимит на день в размере суммы среднего чека


На лицевой счет сотрудника назначается дневной лимит в размере 100 руб. Остальные условия соответствуют варианту 2. При начислении заработной платы сотруднику сумма, превышающая месячную дотацию, удерживается из з/п.

Плюсы:

максимально исключается наличный расчет и значительно (в 3-8 раз) повышается пропускная способность кассы (8-15 сек. на человека, 200 – 250 чел. на 1 кассу в час)

сохраняются плюсы варианта 2

Минусы:

увеличение размера требуемых кредитных средств

усложнение алгоритма начисления з/п и расчета НДФЛ

Необходимые типы платежей


Использование наличных расчетов может быть продиктовано необходимостью предоставлять услуги:

  • при покупке на сумму большую, чем сумма остатка на безналичном счете (для лимитных и дебетовых систем)
  • новым сотрудникам предприятия, не прошедшим полную процедуру регистрации в системе
  • разовым посетителям предприятия
  • сторонним посетителям столовой (если столовая находится на свободной территории)

Техническая реализация СКП


Безналичный счет сотрудника предприятия делится на 3 субсчета (кошелька):

  • счет спецпитания. Является кредитовым. В некоторых случаях может быть объединен со счетом горячего питания
  • счет горячего питания. Является кредитовым
  • счет свободных товаров. Может быть кредитовым или дебетовым с овердрафтом

При операции продажи на кассовом уровне осуществляется проверка возможности использования средств каждого безналичного субсчета для оплаты соответствующей категории товаров. Проверка осуществляется в следующей последовательности:

  • попытка оплатить спецпитание со счета спецпитания. Остаток переносится на счет горячего питания
  • попытка оплатить горячее питание со счета горячего питания. Остаток переносится на счет свободных товаров
  • попытка оплатить свободные товары со счета свободных товаров. Остаток переносится на другие типы валют (наличные, банковские карты)

Несмотря на то, что дотация предоставляется на каждую рабочую смену, технически начисление дотации может происходить только в момент расчета заработной платы сотрудника. При ежедневных операциях оплат дотация входит в состав лимита.

Тип обмена данными off-line/on-line системы


Выбор типа электронных идентификаторов

Основные типы идентификаторов:

  • магнитные карты (преимущество – не требует дополнительных считывателей)
  • proximity карты – бесконтактная передача данных (преимущество – долговечность, бесконтактный способ считывания, проще процедура эмиссии)

Планирование рабочих мест

Основные рабочие места:

  • кассовое обслуживание
  • управление продажами
  • управление лицевыми счетами
  • осуществление выпуска карт

Выбор необходимого оборудования

Основные виды оборудования:

  • кассовые терминалы (Touch Screen)
  • тип считывателя (зависит от типа выбранного идентификатора)
  • тип фискального оборудования
  • периферийное оборудование (дисплеи покупателя, весовое оборудование, сканеры штрих-кода, принтеры печати пластиковых карт)

 

Как установить себе СКП?


Проще всего – обратиться в компанию ARBUS. За годы работы накоплена серьезная экспертиза и варианты реализации задач наших клиентов. Также, мы можем вам предложить установку и обслуживание смежных решений: систем контроля и управления доступом (СКУД), учета рабочего времени (УРВ), систем видеонаблюдения или интеграцию с существующими решениями. Мы обладаем собственной командой программистов, способной в сжатые сроки произвести необходимые индивидуальные доработки системы под требования заказчика. Если у вас остались вопросы – обращайтесь, мы с радостью на них ответим! Звоните +7 (343) 204-76-04 или 8-800-700-76-85 или пишите на mail@arbus.biz.

Share on FacebookShare on Google+Share on VKTweet about this on TwitterShare on LinkedIn