Нужна помощь?

Способов воровать из кассы, бара или кухни очень много, а бороться с фродом в ресторане помогут IT-инструменты, которые, скорее всего, уже есть в вашем заведении

Итак:

1. Проверьте и донастройте права и зоны ответственности всех сотрудников в системе автоматизации: излишние права стоит запретить, а зоны ответственности ограничить в соответствии с кругом обязанностей. Тонкость в том, что в iiko есть очевидные права, которые самодостаточно разрешают или запрещают доступ к понятной функции, а есть целые комбинации прав, которые могут привести к злоупотреблениям. Поэтому лучше проконсультироваться со специалистами.

2. Научитесь работать с журналом событий системы и, самое главное, делайте это регулярно. 

Также как и с правами, здесь есть ряд очевидных действий, которые могут привести к возвратам чека, оплатам заказов типами оплаты без выручки, так и неочевидные комбинации нескольких действий. Например, удаление не отпечатанных позиций в фастфуде, или отмена пречека с последующим удалением или переносом позиций заказа в ресторане. 

Между тем нужно понимать: не все опасные операции приводят к махинациям и нельзя их просто взять и запретить. Иначе, придется круглосуточно находиться в заведении самому и постоянно бегать к кассе за подтверждением. 

Важно не запрещать операции, а следить за динамикой их объема. Например, если три кассира работают одинаково, но у одного из них стало расти количество и сумма удалений неотпечатанных позиций — значит, он либо стал часто ошибаться или халтурить, и его надо обучить или уволить, либо он на этом ворует выручку, и по нему, опять же, требуется принять решение.

3. Установите инструменты оперативного контроля работы заведения: программы для онлайн слежения за показателями продаж и опасными операциями типа iikoMonitoring Mobile, Giftoman и видеонаблюдение, которое поможет задним числом определить, какие действия на кассе и, самое главное, кто совершал.

Почему система может сбоить и «капризничать»? Потому что она не статичная и требует детальной и, это ключевой момент, профессиональной настройки и обслуживания.

Причина номер один — неполноценный учет из-за недостаточных знаний персонала о возможностях системы. Что делать? Пройти дополнительные курсы обучения по интересующим темам с практической частью на уже работающей платформе предприятия.

Вторая причина — ошибки учета из-за недостаточного опыта работы с системой. Здесь тоже поможет обучение с проведением аудита корректности работы с системой при помощи внешних компетентных специалистов.

Вызывать баги и сбои могут и реальные программные ошибки системы. В этом случае нужно обратиться к дилеру за локализацией и устранением ошибок как его силами, так и силами разработчика. Получить исправление ошибок можно в рамках внедрения или уже сопровождения.

Наконец, мешать нормальной работе может низкое качество внедрения. Тут рецепт такой: обратиться к своему или другому, если свой не устраивает, дилеру за доведением этапа внедрения до удовлетворительного состояния системы.

Система автоматизации ресторанного или гостиничного бизнеса — большое здание с десятками коридоров, секретных лестниц и тайных комнат. Чем больше вы знаете о ее архитектуре, тем эффективней можете применять.

Для получения информации о возможностях системы есть множество путей:

• Подписаться и просматривать видео- и инфо-каналы с вебинарами, роликами и прочими статьями, как от самого разработчика, так и от вашего или иного дилера. Например, в блоге компании ARBUS.

• Стать получателем рассылки, в которой мы регулярно рассказываем о новых и хорошо забытых старых возможностях системы.

• Изучать возможности системы самостоятельно по общедоступным руководствам пользователя.

• Пользоваться встроенной справкой. Для этого нужно нажать на значок вопроса (вставить иконку) в любом, даже доселе неведомом уголке iikoOffice.

• Обратиться за удаленной или выездной консультацией/презентацией к вашему дилеру

• Применять метод «тыка». За починкой последствий обратиться потом в техническую поддержку вашего дилера.

Чтобы не иметь неприятностей с государственными инстанциями, рекомендуем внимательно почитать полезные  статьи экспертов ARBUS и сразу начать применять рекомендации:

У вас проблемы при работе с ЕГАИС

Что-то не так  с системой Меркурий

Не работают онлайн-кассы

Трудности с маркировкой табака

Эта проблема довольно распространенная, и в половине случаев ее легко устранить самостоятельно. Для этого прежде всего узнайте, что у вас за терминал: 

• Надо понять моноблок ли у вас - это когда все компьютерные комплектующие находятся в корпусе монитора - или модульный терминал, где монитор стоит отдельно от системного блока. Системный блок обычно стоит или под монитором или где-то в непосредственной близости. 

• Уточните модель терминала и монитора. Она обычно написана на самом устройстве сбоку, сзади или снизу на специальной наклейке-шильдике. Это знание поможет техподдержке гораздо быстрее помочь вам, если сами не справитесь.

Вторым шагом проверьте лампочки-индикаторы питания: на мониторе, на блоке питания, на системном блоке. Если они где-то есть и не горят, значит, туда не поступает питание.

Убедитесь, что все провода вставлены: 

• Для моноблока: от блока питания к терминалу, от розетки к блоку питания, вилка в розетке.

• Для модульного терминала: от розетки к системному блоку, от системного блока к монитору, от розетки к монитору. Бывают мониторы с отдельным блоком питания, как у моноблока.

Проверьте, используется ли источник бесперебойного питания (ИБП).

Если да, надо выяснить, подключены ли к нему провода от терминала или монитора, подключен ли он сам к розетке и включен ли он. 

Чтобы проверить работоспособность ИБП - да, он может сломаться - надо пробовать его включать, смотреть на его лампочки и слушать: он всегда пищит при включении. Чтобы понять, в бесперебойнике ли ли дело можно попробовать вытащить из него кабель питания от терминала и воткнуть его напрямую в розетку: если терминал заработает - везите ИБП в ремонт.

Если все проверки не помогли, придется звонить в техническую поддержку. Будьте готовы сообщить добытую ранее информацию по модели и конфигурации вашего терминала, а также физически помогать специалисту в локализации проблемы.

Если кассовый терминал или офисный компьютер физически работает, а при запуске на мониторе не появляется ожидаемый рабочий стол или программа, у вас проблема. Можно попробовать решить ее самостоятельно:

• Попробуйте выключить компьютер не из розетки, а однократным нажатием кнопки включения, а затем включить. Возможно, проблема пропадет сама. Если нет, идем дальше.

• Присмотритесь к непонятным надписям на экране, если они есть. Возможно, там написано, что необходимо сделать:подключить клавиатуру и нажать Y, например. Если не понятно, фотографируем для техподдержки экран и действуем дальше.

• Вспомните, не подключали ли вы к компьютеру недавно новые устройства: USB-флешки и диски, ключи ЭЦП. Если подключали, попробуйте при выключеном компьютере извлечь их и запустить компьютер заново. Не помогло или не нашли ничего лишнего торчащего - делаем следующий шаг.

• Обратитесь к специалистам и будьте готовы физически помогать в локализации и устранении проблемы, если это будет возможно сделать удаленно по советам профессионалов.

Полезно знать, что касса может жить без связи 24 часа. Поэтому мы рекомендуем проверить все провода, особенно сетевые кабели. Если не заработало, то лучше дождаться окончания запары или бизнес-ланчей и потом написать сообщение в ARBUS.

Если кассовый аппарат не желает выдавать чеки, в большинстве случаев проблему можно решить самостоятельно Это займет пару минут.

• Проверьте, есть ли связь принтера и терминала. Может, интерфейсный кабель отпал. 

• Перезагрузите все что можно, даже сетевые коммутаторы, роутеры

• Убедитесь, что фискальный регистратор исправен, посмотрите, не горят ли лампочки с ошибкой Error и т.п.

• Замените рулон чековой ленты и проверьте правильность установки рулона. Бывает, сотрудники путают чековую ленту для термопечати и стандартную ленту, или ставят наоборот.

• Попробуйте взять другой блок питания и кабель от точно такого же принтера.

• Убедитесь, что никто из персонала не напакостил. Мы неоднократно находили в принтерах скрепки, зубочистки и прочее.

Тут все просто. Можно активировать режим «работаем без сервис-чеков» , перезагрузить принтеры, проверить примыкание кабелей, перезагрузить сетевой маршрутизатор. Если ничего не помогло - звонить в ARBUS. 

И не забудьте после восстановления работоспособности сверить кассу.

Если вы увидели, что чеки не отправляются в регулирующие органы, следует выполнить несколько простых действий:

• Проверить, есть ли оплата в личном кабинете ОФД. Возможно, истекла подписка.

• Убедиться в наличии доступа к интернету вашей онлайн-кассы.

• Если меняли ФН недавно, уточнить, что вы не забыли изменить номер в личном кабинете ОФД.

• Проверить корректность введеных данных подключения к ОФД в настройках ККТ, адрес ОФД и тип подключения для отправки данных: канал EoU у «Атол» или RnDiS у «Штриха», например.

• Узнать, не блокирует ли ваша сеть доступы в интернет онлайн кассы (например, порты 7777, 21101, 80).

• Чекнуть состояние кассы в ФНС: вдруг она снята с учета или заблокирована по какой-то причине.

Кончено, мы за то, чтобы озаботиться обновлением ФН заранее, но если вы упустили этот момент, сразу нужно:

• Сделать заявку на замену ФН.

• Уточнить модель ФН под вашу СНО.

• Перевести кассу в нефискальный режим работы, если вы готовы потом делать чеки коррекции и ответить налоговой о причинах работы в этом режиме.

• Заменить на резервный ФР.

• Оперативно закрыть архив ФН, поставить новую ФН, провести перерегистрацию на кассе с помощью утилиты или драйвера производителя вашей кассы.

• Обратиться в поддержку производителя вашей кассы.

• Обратиться в поддержку ОФД вашей кассы за оперативной заменой ФН

Проблемы с выгрузкой информации в ЕГАИС - рядовая неполадка. И здесь тоже велика вероятность, что ее можно быстро устранить самостоятельно. Для этого нужно:

• Убедиться в работоспособности УТМ.

• Проверить работу интернета, сети.

• Чекнуть рутокен на предмет истечения сертификата.

• Просмотреть сам документ, его логи на предмет ошибок.

Бывает так: пора домой, а кассовая смена не желает закрываться и отпускать. Причин такого трудоголизма может быть несколько, при чем система автоматизации почти 100% укажет вам ее.

Первый вариант - незакрытые заказы доставки. Что делать? Закройте.

Причиной могут быть незакрытые заказы в зале. Закройте или удалите их согласно принятому порядку в вашей организации.

Отдельная проблема - зависшие проблемные заказы. Такие, к сожалению, еще встречаются. Нужно обратиться в техническую поддержку для их починки, принудительного закрытия и удаления.

Трудности могут возникнуть с фискальным регистратором. Это самый разновариантный случай. Какие-то неполадки вы можете устранить самостоятельно, а по каким-то придется звонить в техподдержку. Вот они варианты устранения проблем с ФР:

• Проверить включен ли ФР вообще. Если выключен, то выключить кассовый терминал, затем включить ФР, затем включить кассовый терминал.

• Перезагрузить только сам ФР: выключить, затем включить.

• Перезагрузить ФР вместе с кассовым терминалом. Для этого сначала включается ФР, затем - кассовый терминал.

• Посмотреть, горит ли лампочка Error. Если да, нужно открыть крышку ФР, заменить рулон чековой ленты, удалить видимые застрявшие кусочки бумаги, закрыть крышку ФР.

Если ничего из не помогает, нужно обратиться в техническую поддержку.

Гости очень огорчаются, если им не начисляются скидки/бонусы или они не могут воспользоваться уже накопленными привилегиями. Ситуацию нужно решать быстро.

Для начала уточните на каком продукте настроена программа лояльности. Если это iikocard:

• Зайдите на iiko.biz.

• Проверьте правильность настройки программы и соответствие категорий гостей, которым должны быть предоставлены скидки или бонусы.

• Убедитесь, принадлежит ли гость к нужной категории.

• Проверьте настройку типов оплаты в бэк-офисе.

• Обратитесь в техподдержку за помощью в настройках.

Если вы работаете с Prime-hill, алгоритм такой:

• Если у вас включена динамическая нумерация карт, попробуйте обновить карту гостя. Для этого попросите гостя перевернуть карту на информационную сторону  и потянуть вниз. 

• Перезагрузите терминал.

• Проверьте наличие лицензии PaymentAPI. Для этого в бэк-офисе зайдите в раздел «Помощь», затем «О программе». В списке подключенных лицензий должна быть лицензия PaymentAPI. Если лицензии в списке нет, обратитесь к своему дилеру для подключения лицензии. Не забывайте своевременно оплачивать лицензию.

• Проверьте настройку типов оплаты в бэк-офисе.

• Обратитесь в техподдержку за помощью.

Данные в iiko хранятся в нескольких местах: на сервере и на кассах. Соответственно, и подходы к обеспечению их сохранности разные. 

Сервер - конечно, самая важная часть системы, где хранятся подавляющая часть данных, но и касса содержит ряд уникальных данных, которые либо не хранятся на сервере архитектурно, либо дублируются на сервере, но для работы с ними в кассовом режиме этого будет недостаточно. Это данные об открытых заказах, предоплатах, будущих заказах на доставку и банкет. 

Как обезопасить все эти важные сведения? Сначала разберемся с безопасностью сервера. 

Хороший вариант - иметь собственный сервер, но он подходит только тем, кто готов серьёзно потратиться на его приобретение и последующее регулярное обслуживание. Что нужно учитывать в этом случае?

• При приобретении сервера озаботьтесь резервированием данных - RAID массивы или несколько жестких дисков с бэкапированием на них (а лучше оба варианта вместе).

• Следите за его физическим состоянием - обеспечьте холод в месте установки, чистоту помещения и самого системного блока.

• Следите за его техническим состоянием - важно состояние жестких дисков, нагруженность на память и процессор, надежность сетевого подключения, антивирусная защита и прочие вещи, за которыми должен следить ваш IT-специалист или техническая поддержка В РЕГУЛЯРНОМ РЕЖИМЕ.

• Обеспечьте стабильное питание для сервера - поставьте источник бесперебойного питания на 1000Вт или выше, следите за его работоспособностью.

• Правильно обращайтесь с сервером - выключение только программное удаленное или через однократное нажатие кнопки питания, не используйте сервер для иных целей.

Если же вы решили переложить заботу о безопасности вашего сервера на профессионалов и использовать облачный сервер, выбирайте хостинг у специализированных организаций, вашего дилера  или разработчика системы iiko. 

Хостинг априори гораздо надежнее, чем свой сервер, но проблемы со связью с удаленным сервисом все-таки иногда могут случаться. Что делать в таком случае надо:

• Проверить связь на своей стороне. Чаще проблемы возникают на стороне предприятия, нежели на облачном профессиональном сервере.

• Связаться с поставщиком услуги. Отсутствие связи с сервером может означать как проблему, так и некие плановые работы, скорее всего, вам сразу же дадут ответ о причинах неполадок и примерных сроках их устранения.

Теперь несколько рекомендаций, которые помогут обезопасить кассовый терминал:

• Помните, что важны все кассы режима «Фастфуд» и главные кассы режима «Ресторан».

• Следите за физическим состоянием терминалов: не закрывайте отверстия для охлаждения, сохраняйте оборудование в чистоте, используя средства на спиртовой основе.

• Следите за техническим состоянием терминалов: важно состояние жестких дисков, нагруженность на память и процессор, надежность сетевого подключения, антивирусная защита и прочие вещи, которые должен контролировать ваш IT-специалист или техническая поддержка в регулярном режиме.

• Обеспечьте стабильное питание для терминалов - поставьте источник бесперебойного питания на 600Вт или выше, следите за его работоспособностью.

• Правильно обращайтесь с терминалом: выключение только программное удаленное или через однократное нажатие кнопки питания, не используйте оборудование для иных целей. Игры и прочий сторонний софт мы настоятельно рекомендуем запретить, зарядку телефонов и прочих гаджетов при помощи терминала - запретить.